Vrijwilligersbeleid

VRIJWILLIGERSBELEID

  1. Inleiding

Binnen SICA ZUID zijn ongeveer 40 vrijwilligers actief op allerlei terreinen. Aangezien de stichting een maatschappelijke functie heeft, is het belangrijk om vast te stellen hoe met elkaar moet worden omgegaan. Dit hebben wij vastgesteld in een document. Een toelichting van de gedragscode vrijwilligers SICA ZUID is hieronder te vinden.

Er zijn een aantal aspecten waar wij alert op moeten zijn en afspraken over moeten hebben:

  • Alle vormen van ongewenst gedrag
  • Agressief gedrag
  • Discriminatie
  • Het aannemen van geschenken
  • Omgang met de door de Stichting beschikbare gestelde gebruiksgoederen
  • Pesterij
  1. Uitgangspunt en doel

Een gedragscode is allereerst een belangrijk middel in het voorkomen en bestrijden van agressie, alle vormen van ongewenst gedragen en discriminatie. Vrijwilligers krijgen hierdoor heldere gedragsregels mee, trekken één lijn en kunnen bij overtreding van de regels de betrokkene erop aanspreken, terwijl ook voor medewerkers en vrijwilligers  duidelijk wordt wat wel en niet is toegestaan.

Het invoeren van een gedragscode biedt tevens de mogelijkheid om genoemde ongewenste omgangsvormen bespreekbaar te maken binnen SICA ZUID.

  1. Reikwijdte van de gedragscode

Deze gedragscode geldt voor iedereen die werkzaam is bij SICA ZUID.

    4.Aannamebeleid

SICA ZUID, de Stichting Islamitisch Centrum Arnhem-Zuid, werkt met kinderen. Dit vinden wij een serieuze aangelegenheid. Misbruik van kinderen, in welke vorm dan ook, willen wij voorkomen. Om deze reden vinden wij het belangrijk dat wij uitsluitend met geschikte vrijwilligers werken.

De Stichting heeft daarom in haar statuten opgenomen dat zij een gedragsprotocol hanteert voor de omgang met kinderen om verschillende vormen van misbruik te voorkomen.

Daarbij hanteert de Stichting de volgende voorwaarden bij het aannemen van vrijwilligers:

  • Alle potentiële vrijwilligers hebben in eerste instantie een individueel gesprek met een bestuurslid van SICA ZUID. In dit gesprek komt aan de orde:
  • De motivatie van de vrijwilliger om bij SICA ZUID te komen werken
  • Het arbeidsverleden/ervaring van de vrijwilliger
  • Het belang dat SICA ZUID hecht aan een veilig klimaat voor onze kinderen en vrijwilligers
  • Verplichte aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag
  • Verplichte ondertekening gedragsprotocol
  • Alle vrijwilligers ondertekenen voor aanvang van het vrijwilligerswerk het gedragsprotocol
  • Alle vrijwilligers dienen minstens twee vertrouwelijke referenties aan te leveren bij SICA ZUID
  • Bij elke vrijwilliger wordt er nagegaan of de vrijwilliger daadwerkelijk voldoet aan het gedragsprotocol
  1. Vrijwilligersovereenkomst

In de overeenkomst wordt o.m. nader omschreven wat de taken van de vrijwilliger zijn en het aantal uren dat hij/zij voor een bepaald project werkzaam zal zijn.

  1. Uitvoeringsplek en werkomgeving

SICA ZUID verricht inspanningen voor een gezonde, veilige en discriminatievrije uitvoeringsplek. Daaronder valt ook het voorkomen dat de vrijwilligers worden blootgesteld aan agressie en discriminatie door derden. De omgang tussen bestuur, medewerkers en vrijwilligers wordt bepaald door respect voor ieders ras, geslacht, levensbeschouwing en leeftijd en andere gronden.

  1. Vergoeding van onkosten

Sica zuid vergoedt de gemaakte onkosten door vrijwilligers , (reiskosten, telefoon, portokosten, verblijfskosten en maaltijdkosten).

Een andere mogelijkheid is het verstrekken van een vaste vergoeding aan de vrijwilligers. Voor 2012 bedraagt de maximale onbelaste vergoeding € 150,- per maand, met een maximum van € 1500,- per jaar.

Mensen met een bijstandsuitkering mogen maximaal € 95,- per maand ontvangen tot een maximum van € 764,- per jaar. Dit bedrag kan worden uitgekeerd zonder dat de Belastingdienst bewijzen van gemaakte kosten eist van de vrijwilliger. Het voordeel van deze regeling is dat het de vrijwilliger en de organisatie een hoop administratieve rompslomp bespaart.

Vergoedingen die deze bedragen overstijgen zijn belastbaar en moeten worden opgegeven én aangetoond bij de Belastingdienst. Een belangrijk aandachtspunt is dat dan alle gemaakte kosten moeten worden verantwoord!

Voor de uitbetaling zijn er de volgende mogelijkheden:

  • standaardvergoeding per dag, week of maand;
  • vergoeding achteraf op basis van declaratie van werkelijk gemaakte kosten;
  • periodiek voorschot, met achteraf verrekening van werkelijk gemaakte kosten.

Voor meer informatie zie de website van de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl).

Vrijwilligerswerk met een uitkering

Voor mensen die een sociale uitkering ontvangen is het van belang om te weten of door het

vrijwilligerswerk hun uitkering gevaar loopt. Vrijwilligerswerk moet aan bepaalde normen voldoen wil het acceptabel zijn voor de uitkerende instanties.

Belangrijk is dat iedere vrijwilliger weet wat het onkostenbeleid is.

8.Vertrouwenspersoon

Stichting Islamitisch Centrum Arnhem Zuid groeit uit tot een steeds grotere instelling waarin steeds meer leerlingen deelnemen aan diverse vormen van begeleiding. Vaak kunnen de leerlingen en hun ouders/verzorgers met vragen en/of klachten terecht bij de directe begeleiding. In sommige gevallen is dit niet wenselijk en kan er behoefte zijn voor een tussenpersoon. Om deze reden is er een vertrouwenspersoon voor leerlingen, medewerkers en vrijwilligers in het leven geroepen.

Enkele gevallen waarbij met de vertrouwenspersoon besproken kan worden zijn:

– Conflict(en) met een begeleider en/of een groepsgenoot

– Plagerij, pesterij

– Ongewenste intimiteit

– Middelenmisbruik (alcohol en drugs)

– Bedreigingen

De vertrouwenspersoon voor de leerlingen, medewerkers en vrijwilligers bij de Stichting Islamitisch Centrum Arnhem is de heer/mevrouw… …….. .

De afspraak met de vertrouwenspersoon  kan via e-mail gemaakt worden.

Het e-mailadres van de vertrouwenspersoon is:………..@…….

Persoonlijk gesprek:

Er kan via de e-mail een afspraak worden gemaakt met de vertrouwenspersoon om de problemen of de vragen persoonlijk te bespreken. U zult dan via de e-mail benaderd worden door de heer ………. zelf en vervolgens zal er een afspraak worden ingepland.

De vertrouwenspersoon is verplicht zorgvuldig om te gaan met de verkregen informatie. Dit betekent dat hij deze vertrouwelijk zal behandelen: de informatie wordt niet doorgegeven aan derden zonder overleg met de betrokken leerling(en), medewerker, stagiair of vrijwilligers.

Het documenteren van afspraken en klachten en het vastleggen hiervan in dossiers, gebeurt ook altijd in overleg met de leerling(en), medewerker, stagiair of vrijwilliger., Indien herhaaldelijk hetzelfde probleem wordt aangekaart door verschillende leerlingen, medewerkers, stagiairs of vrijwilligers, dan zal de vertrouwenspersoon de betrokken persoon toestemming vragen de onderhavige kwestie te bespreken met de directie en de begeleiders van de Stichting. Uiteraard heeft de leerling, de medewerker, stagiair en de vrijwilliger hierin een vrije keuze om aan te geven of dit gewenst is of niet.

  1. Overige gedragsregels

-Vrijwilligers die over vertrouwelijke informatie beschikken dienen te handelen conform de regeling vertrouwenspersoon. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan, informatie verkregen van en over de doelgroep die betrekking heeft op (het voornemen tot en de gevolgen van) strafbare feiten, alsmede informatie in de relationele sfeer die zowel invloed heeft op leefbaarheid van de doelgroep als op het functioneren en de doelstellingen van de medewerkers van SICA ZUID.

– Indien een vrijwilliger zaken binnen de organisatie signaleert die in zijn/haar ogen niet passen in het kader van integer handelen, dient deze direct zijn contactpersoon en/of de vertrouwenspersoon hiervan op de hoogte te stellen.

-Het gebruik van drugs of alcohol is tijdens de uitoefening van de functie niet toegestaan, evenals het onder invloed zijn van alcohol en drugs.

-Het is niet toegestaan om bedrijfsmiddelen voor privédoeleinden te gebruiken

  1. Toezicht

Met het toezicht en naleving van deze gedragscode zijn de contactpersonen, leidinggevende en bestuur  belast. Uiteraard is ook iedere vrijwilliger verantwoordelijk voor een goede invulling van deze gedragscode. Tevens kan de vertrouwenspersoon van SICA ZUID hierin een rol vervullen. Bij het niet naleven van de gedragscode zal bekeken worden welke acties noodzakelijk of wenselijk zijn (hulp, nazorg, sancties of juridische actie).

  1. Klachten ongewenste omgangsvormen

Wanneer een vrijwilliger een klacht heeft wegens ongewenste omgangsvormen, dan is daar een klachtenprocedure voor.

  • De klacht wordt in eerste instantie bij de contactpersoon gemeld.
  • Betreft de klacht de contactpersoon zelf, dan kan de melding plaatsvinden bij de vertrouwenspersoon van SICA ZUID.
  • Wanneer deze klacht niet naar tevredenheid is behandeld, kan de vrijwilliger besluiten een officiële schriftelijke klacht in te dienen bij het bestuur.
  • De contactpersoon en vertrouwenspersoon hebben geen taak in de behandeling van de schriftelijke klacht. Wel worden zij door het bestuur geïnformeerd over de uitkomsten daarvan. Tijdens de procedure kan de vertrouwenspersoon de klaagster/klager wel desgevraagd adviseren en/of ondersteunen.